Anforderungsmanagement als End-to-End Prozess

Hintergrund

Stärker denn je hängen Erfolg und der effizienter Einsatz von Ressourcen in Unternehmen branchenübergreifend auch von einer innovativen IT-Unterstützung ab. Die IT wird in vielen Dienstleistungs- und Industrieunternehmen zu einem relevanten Produktionsfaktor und steht damit unter so starkem Erfolgsdruck wie die Fachbereiche. Nicht zuletzt die ökonomische und politische Entwicklung der letzten Jahre haben den Druck auf kosteneffiziente Leistungserbringung in den Unternehmen stark erhöht. Somit rücken die kontinuierlich ansteigenden IT-Budgets und IT-Projektkosten in den Fokus. Statistiken und Erfahrungen zeigen, IT-Projekte mit steigender Größe und Umfang die Plan-Kalkulation häufig im Hinblick auf Qualität, Budget und Zeit nicht erfüllen können. Folglich müssen Fachbereiche mehr Ressourcen für den Projekterfolg aufbringen. Der nachträgliche Ressourcenaufwand entsteht dabei immer wieder durch ungeplante Anpassungen (Change Requests) am Projekt-Scope oder Verzögerungen im Projektablauf. Diese sind auf Defizite in der Projektinitiierung und dem Ablaufprozess zurückzuführen sind. Klare Verantwortungsstrukturen, Qualität der Anforderungsstellung, eine zeitige Einbindung der IT und Prozesstreue machen nicht nur den Ressourceneinsatz effizienter, sondern positionieren die IT auch als Partner der Fachbereiche. Der zentrale Ansatz für alle Effizienzhebel liegt dabei in der Optimierung des Alignment zwischen Fachseite und IT. Hier stehen Anforderungs- und Auftragsprozess im Mittelpunkt.

SMP-Methodik

Ziel ist es, eine ganzheitliche Konzeption zu entwickeln sowie einen Anforderungs- und Auftragsprozess zwischen Fachseite und IT zu entwickeln. Der Prozess soll Abläufe effizienter machen und spätere Projektanpassungen vermeiden. In der ersten Phase analysiert SMP die relevanten unternehmensspezifischen Prozesse. Wichtiger als die dokumentierten Prozesse sind dabei die tatsächlichen Abläufe und Erfahrungen der Prozessbeteiligten – sowohl auf Fach- als auch auf IT-Seite. Bei den dafür nötigen Interviews führten wir zudem in jedem Prozess-Schritt eine Aufwandsanalyse durch. So entsteht eine GAP-Analyse von Theorie und Praxis. Außerdem bewertet SMP vorhandene Prozesse in Hinblick auf Optimierungsbedarfe. Ein umfassender Business Case auf Basis der IST-Analyse beziffert die quantitativen Potenziale einer Prozessoptimierung.  In der zweiten Phase konzipieren wir gemeinsam mit den verantwortlichen Mitarbeitern des Unternehmens den zukünftigen Anforderungs- und Auftragsprozess. Da der Erfolg des Prozesses ganzheitliche betrachtet werden muss, spricht SMP in diesem Zusammenhang von einem End-to-end-Prozess. Dieser umfasst die Prozess-Schritte von der Ideenfindung bis zum Rollout. Hier werden alle beteiligten Bereiche mit eingebunden, um die Umsetzungsfähigkeit und Akzeptanz des Zielbilds zu garantieren. Die daraus folgenden organisatorischen Veränderungen führen zu einer Effizienzsteigerung und zu einem optimalen Ressourceneinsatz. Aus der Konzeptionsphase ergeben sich konkrete Umsetzungsmaßnahmen für die Organisation des Klienten, die für den Projekterfolg maßgebend sind. Innerhalb der Prozessimplementierung werden vorrangig konkrete Qualitätsprüfungsorgane (Quality Gates) installiert und die Veränderungen der Auf- und Ablauforganisation eingeleitet. Die Höhe der langfristigen quantitativen Einsparungen hängt stark davon ab, zu welchem Grad die Maßnahmen umgesetzt werden.

Wert des Projekts

Der neue Anforderungs- und Auftragsprozess wurde gemeinsam erfolgreich konzipiert und vom Klienten umgesetzt. Durch einen deutlich effizienteren Prozess und eine bessere Kommunikation zwischen Fachseite und IT sind die Anforderungsqualität und die Ablaufgeschwindigkeit signifikant gestiegen. So werden spätere Anpassungen vermieden und Ressourcen effizient genutzt. Folglich können mehr Projekte der Portfolioplanung pro Jahr durchgeführt werden können und die Zufriedenheit der Fachseite mit den Leistungen der IT steigt deutlich. Das IT-Budget wird gezielt und ergebnisorientiert eingesetzt.